Briefbögen kopieren, um neues Briefpapier zu sparen?

Bei uns in der Firma wird es jetzt schon seit gut zwei Jahren so gehandhabt, dass wir unsere Briefbögen kopieren und dann in den Drucker legen. Denn wenn wir nur Faxe verschicken, kommen die ja auch als Schwarz-Weiß-Kopie beim Empfänger an. So sparen wir eine erhebliche Menge an Original-Briefbögen, denn die sind ja auch nicht gerade preiswert.

Außer natürlich, wenn wir Dokumente oder Rechnungen verschicken, dann benutzen wir natürlich das Original-Briefpapier, weil Kopien ja in bestimmten Situationen keine Aussagekraft haben und gerade bei Rechnungen müssen ja Originale verschickt werden.

Wie ist das bei Euch, wird es da auch so gemacht, dass Ihr Faxe auf kopierten Briefbögen verschickt?

Auch bei uns im Büro wird es so gehandhabt, dass wir die Briefvorlagen in Form von einer Kopie erstellen und dieses Papier dann für den Ausdruck im Drucker verwenden. Wenn das Logo auf Rechnungen nicht in Farbe gedruckt ist, dürfte das meines Erachtens kein Problem für die Buchung darstellen. Vielmehr sollte es sich hier um ein Original handeln, welches auf dem Postweg zugestellt wird und nicht via Fax oder Mail.

Es besteht aber auch die Möglichkeit, seinen Briefvordruck bereits als Vorlage in einem Dokument auf dem PC zu speichern, so erhält man den fertigen Brief bei Ausdruck. Das wird oft angewandt, wenn man nicht so viel Schriftverkehr hat, aber viele Ausdrucke über dasselbe Gerät durchführen muss, da wäre ständiger Papierstapelwechsel unnötige Zeitverschwendung. Aber selbstverständlich wird für wichtige Dokumente und Formulare weiterhin ein farbiger Briefpapierausdruck verwendet.

Wir haben bei uns im Büro neben dem teuren Original-Briefbogen auch eine Dokumentenvorlage im Computer abgespeichert, die wir mit Briefkopf ausdrucken können. Diese billigere Variante wird auch für Faxe oder weniger wichtige Schreiben wie z.B. an interne Mitarbeiter etc. verwendet. Schriftstücke, die allerdings auf dem Postweg an Kunden gehen, werden immer zwingend auf Original-Briefpapier ausgedruckt und nur so versandt.