Probleme bei der Partyplanung

Kennt ihr das? Man beschließt Geburtstag zu feiern, überlegt wen man einladen soll, schickt frühzeitig ne Email oder ne SMS in die Runde und bittet ausdrücklich um Zu- oder Absage, weil man ja einkaufen, eventuell Stühle ausborgen, Gläser organisieren muss und so Kram.

Reaktion aus dem Freundeskreis: So gut wie keine. Hakt man dann nach kommen Ausreden wie: So früh kann ich sowas nicht planen. Fragt man ein paar Wochen später, haben sie denn Termin total vergessen und schon was anderes vor, das angeblich schon viel länger steht, als die eigene Einladung her ist. Aber nun gut. Noch besser sind die Leute, die überhaupt nicht reagieren und dann am Abend der Party in der Tür stehen. Klar, man plant meist großzügig, aber wenn man 30 Leute einlädt und nur 10 zusagen, dann aber 25 kommen...dann hat man Engpässe. Genau die Leute, die mehr oder weniger unangekündigt auf der Matte stehen, besitzen dann die Dreistigkeit sich über schlechte Planung und zu wenig Vorräte zu beschweren.

Am tollsten hat es ein Freund von mir getrieben. Der feierste Sylvester und beklagte eben diesen Phänomen: Man lädt ein, keiner antwortet, aber alle kommen, weil sie denken, der Rest habe sich schon gemeldet und einer mehr fällt ja nichts ins Gewicht. Er hat damals furchtbar lamentiert, weil sich niemand meldet. Inzwischen habe ich ihn zu meinem Geburtstag eingeladen, Reaktion bislang: Keine. Darauf erneut angesprochen meinte er doch glatt: "Naja, ich dachte ich komme spontan, ich dacht mir, auf einen kommts ja nicht so an!"

WAH!

Warum nur ist es so schwer eine klare Aussage zu treffen? Wenn ich nicht kann, dann kann ich nicht, Punkt. Und wenn ich nicht will, dann will ich nicht, auch einfach, sollte man meinen. Wenn mich einer sehr viel eher fragt und ich Lust habe dann sage ich zu, anstatt abzuwarten ob sich vielleicht noch was besseres am Horizont abzeichnet. Und wenn ich zum Beispiel weiss, da wird eine gute Freundin 25 oder 30, dann frage ich sie von ganz allein, ob sie schon weiss ob sie feiern will, bevor ich mir Festivalkarten kaufe. Okay, Letzteres ist vielleicht ein bischen zu viel verlangt, aber einfach mal zu oder abzusagen, wenn man gefragt wird, ist doch nicht so schwer, oder?

Kennt ihr das? Klappt es bei euch mit der Partyplanung oder ist das auch jedes Mal ein totales Drama?

Gruß
Sorcya

Hey Sorcia

ja ich kenne das Problem. Ist aber trotzdem gut dass du dir so mühe gibst. Viele lassen es dann lieber gleich.

Ich glaube du solltest es mal damit probieren die Leute entweder Persönlich oder Telefonisch zu fragen ob sie kommen. Und dann ausdrücklich sagen, dass diejenigen die nicht sagen ob sie kommen oder nicht einfach NICHT kommen. Ich denke dann werden sie sich schon entscheiden. Sie müssen es ja sozusagen.

Ich finde es fast krass, dass das dein einiges Problem ist. Bei mir gibts da immer viel schlimmere Probelem, wie zum Beispiel wo mache ich die Party oder an welchem Tag.

Ich denke wenn du das schon geklärt hast, dann wird das schon mit der Party.

Liebe Grüße Ulf

Das Phänomen kenne ich leider zu genüge. Mittlerweile habe ich es aber meinem Freundeskreis ausgetrieben (zumindest meinem engsten).

ICh handhabe das mittlerweile so, das ich einmal in der E-Mail darauf hinweise, das ich bezüglich der Planungssicherheit Zu- oder Absagen brauche, das ganze wird nochmals per SMS angesprochen. Zeitgleich weise ich darauf hin, das im Falle dessen, das einer sich nicht meldet, dieser gar nicht ungefragt auftauchen soll. Macht er dieses doch, kann es sein, das ich ihn an der Tür wieder abweise, falls ich Engpässe haben sollte (räumliche Probleme oder ähnliches). Würde es passen, so müßte diese Person etwas zu essen und/oder zu trinken mitbringen, um diesen "Engpass" beheben zu können.

Allerdings beuge ich diesem schon vor, indem ich vorsichtshalber mehr einkaufe, als ich wirklich brauche. Aber es gab eine Fete, wo ich 50 eingeladen hatte, 15 haben zu gesagt und am ende wollten 45 kommen. Da habe ich knallhart gesagt, das sie wieder nach hause fahren können, denn ich hatte keinen Platz. War im übrigen eine der besten Fete, die ich mit den 15 Mann hatte (und diese haben das genau so gesehen - waren im übrigen allesamt der engste Freundeskreis, während die anderen teilweise nur flüchtige Bekannte waren).

Beim engsten Freundeskreis bin ich aber auch deutlich tolleranter, da ich die Jungs und Mädels einigermaßen kenne und weiß, wie es um sie steht .

Am besten ist, man kläre solche Angelegenheiten am Telefon oder Auge zu Auge. Außerdem denke ich mir: mit Leuten, die es nichtmal schaffen zu oder ab zusagen, will ich auch garkeine Party feiern! Lieber Qualität - da spielt das Quantum bei mir keine Rolle.

Gut ist es auch, wenn man sich mit einem Verein oder so arrangieren kann: zb einem Fußballclub oder ein Segelverein. Vorteil: die Location ist der hammer und genügend zu Trinken ist gesichert

Dieses Problem ist schon nervig, aber auf der anderen Seite werden die meisten hier sicherlich auch schon mal in der Situation gewesen sein spontan auf eine Party zu gehen. Es ist manchmal einfach so, dass man tatsächlich nicht weiß ob man Lust auf eine Party hat oder nicht. Das kann die verschiedensten Gründe haben. Und dann kommt es eben manchmal auch so weit, das man am besagten Abend spontan entscheidet doch mal vorbei zu gehen. Klar, wenn die Hütte dann voll ist zieht man unverrichteter Dinge wieder ab, aber wenigstens vorbeigehen und Hallo sagen kann man ja mal. Da direkt boshaftigkeit zu unterstellen finde ich etwas übertrieben.

Wer spontan auftaucht braucht eben auch nicht rumzumaulen, wenn kein Essen und keine Getränke mehr für ihn da sind, oder er muss eben selbst was mitbringen, was ja auch kein großartiges Problem ist. Streitereien habe ich wegen solchen Sachen noch nicht gehabt.

Hattest du den drunter geschrieben um Antwort wird gebeten?! Also an sich hab ich die Erfahrung gemacht dass das ganz gut klappt. Wer sich bis dann nicht meldet hat Pech gehabt und wird nicht mit eingeplant. Eine Bekannte hat sich aber auch über das gleichen Phänomen beklagt, da war ich so mit die Einzige die von sich aus zugesagt hatte und sie hatte richtige Karten per Post verschickt, mit der Bitte um Antwort.

Das mit den Festivalkarten handhab ich schon was anders, also wenn ich halt nicht Bescheid weiß wenn ich die Karten kaufe ob meine Freundin feiert dann hat sie halt Pech gehabt.

Hallo Sorcya,

musste gerade sehr über deinen Beitrag schmunzeln. Du sprichst mir absolut aus der Seele - kann Dich von daher auch sehr gut verstehen.

Stecke auch gerade mitten in den Vorbereitungen für meine Geburtstagfeier, die mitte August statt finden wird. Die Einladungen habe ich bereits im April verteilt / verschickt. Für die Party habe ich eine leerstehende Halle mit einer kleinen Kneipe gemietet. Die Halle eignet sich wunderbar für Veranstaltungen aller Art, da auch gleich darin übernachtet werden kann. Wie gesagt, die Einladungen sind seit April draussen. Mitlerweile sind etwa 40 Leute eingeladen & es sind heute auf den Tag genau noch 4 Wochen bis zu Party. Bislang haben es gerade mal 6 ! Leute geschafft mir ganz klar zu sagen was Sache ist. Alle anderen möchten es am liebsten erst frühestens 1 Tag vorher entscheiden - könnte ja noch ein besseres "Angebot" kommen.

Mich ärgert diese Ungewissheit auch maßlos! Ich kann sowas auch absolut nicht verstehen, zumal mitte August ja auch die "Haupt-Urlaubszeit" ist, somit sollte man eigentlich spätestens 4 Wochen vorher wissen, ob man Urlaub hat & weg fährt.

Was aber für mich noch unbegreiflich ist: Etwa 80 % meine Freunde&Bekannten wohnen nicht gerade um die Ecke aber genau die sind es dann , die sich in letzter Minute entscheiden. Versteh ich absolut nicht. Wenn ich irgendwo eingeladen bin / zu einer Veranstaltung möchte, die mehrere km entfernt ist, plane ich das schon einige Wochen im Vorfeld. Spontanentscheidungen treffe ich dann höchsten mal bei Partys in der Umgebung & selbst da gebe ich so früh wie möglich Bescheid, da ich ja selbst weiss wie das ist

Viele vergessen leider auch, dass wir in der Kneipe Selbstversorger sind. Alle Getränke, das ganze Essen etc. muss ich vorher einkaufen & vorbereiten. Somit fällt es mir immer verdammt schwer Mengen zu planen, da ja nie jemand was sagt. Möchte ja auch weder, dass die Getränke nach 2 Std. ausgehen, noch auf dem ganzen Essen sitzen bleiben; aber leider denken die meisten anscheinend nicht so weit.


Des weiteren habe ich auch nochmal allen eine Info geschickt wegen der Übernachtung. Kann natürlich keine 25 Leute bei mir einquartieren. Da ja einige von weit her kommen, habe ich ein Schreiben verfasst, indem ich die Übernachtungsmöglichkeiten bekannt gegeben hab. In unserem kleinen Ort gibt es auch die Möglichkeit ein Zimmer zu nehmen. Da ich weiss, dass es evtl. wieder einige in Anspruch nehmen werden, habe ich Angeboten, mit dem Inhaber über den Preis zu verhandeln, da ich ihn schon seit Jahren kenne. Habe aber auch gleich dazu geschrieben, dass ich vorher die Anzahl der Personen brauche, die ein Zimmer möchten - sonst brauch ich auch nichts verhandeln. Diese Info ging bereits vor 2 Wochen raus & es hat sich bis heute noch kein einziger dazu geäussert.

Mir persönlich ist es jetzt auch egal , denke, dass ich mir manchmal echt zu viele Gedanken mach & zu viel Arbeit. Sollten sich die gnädigen Damen & Herren dann vor Ort doch noch dazu entschliessen ein Zimmer zu nehmen, müssen Sie sich eben selbst darum kümmen - ist mir dann auch gleich

Ja, das war jetzt mal ein Bruchteil dessen, was ich bisher so mit gemacht habe & bestimmt auch noch mitmachen werde. Wie Du siehst, geht es mir ähnlich wie Dir. Wünsche Dir ne' schöne Party

Hallo!

Also bei mir das Problem meistens weniger, dass ich nicht weiß, wer kommt oder wie viele Leute es werden, sondern vielmehr, dass ich dazu neige, die Hälfte zu vergessen. So ganz nach dem Motto, das merke ich mir und mache es dann später - und dann ist es doch irgendwie weg.

Ich habe mir deshalb angewöhnt, mir eine Liste zu machen und diese dann schön abzuarbeiten.

Wenn sich die Leute nicht zurückmelden, gehe ich davon aus, dass sie nicht kommen können / wollen, wobei ich immer etwas Reserve einplane. Wenn sie es sich dann doch spontan überlegen, muss man eben improvisieren - und das kann auch ganz lustig sein.

Hallo,

genau dieses Problem ist bei uns früher auch aufgetreten, wenn wir unsere Feiern gemacht haben. Denn wir feiern im Sommer etwa jedes 2-3 Wochenende auf einem Acker und ich bin mit einem Freund immer der, der die ganzen Feiern organisiert.

Ich kann dir nur den Tipp geben, nicht allzu lange voraus zu planen. Dabei denke ich an maximal zwei Wochen unsere Feiern planen wir meistens sogar erst 1-2 Tage zuvor. Der Vorteil daraus ist, dass es nicht mehr das Problem gibt, dass jemand vergessen könnte, dass die Feier ist.

Zudem machten wir jedoch immer noch folgendes: Bevor wir unsere Einkäufe machen, rufen wir nochmals jeden an und fragen nochmals nach, ob er kommt oder nicht. Bei unseren Feiern ist das nie ein Problem, denn es sind meisten nur 20-30 Leute. Aber somit können wir eigentlich immer perfekt kalkulieren und es bleibt selten viel übrig.

Einen Tipp den ich euch geben kann, wäre noch einmal extra darauf hinweisen, dass Bescheid gegeben werden soll. "Gib mir bitte Bescheid, ob du kommen kannst!" schreibt mittlerweile jeder unter seine Einladung, deshalb wird es die meisten Leute auch nicht interessieren und nur die wenigsten werden antworten.

Wenn man jedoch zum Beispiel dazu schreibt: "Ruf aber bloß an, nicht dass wir dann irgendwann keine Getränke mehr da haben!" Wird ein kleiner Witz mit eingefügt, was sicher ganz lustig ist und die Leute werden schon eher eine Antwort geben, wenn weil sie daran erinnert werden, warum sie eigentlich eine Rückmeldung machen sollten.

Ich denke mit dem Tipp werdet ihr sicherlich einige mehr Rückmeldungen bekommen.

Ich habe solche Probleme ehrlich gesagt nicht in dieser Form, die Du beschreibst. Wenn ich eine kleinere Party mache, die ich bei mir zuhause mache, spreche ich die Leute eigentlich immer am Telefon oder vis á vis an, ob sie Lust und Zeit haben, auch dort zu erscheinen.

Bei größeren Parties, die ich z.B. 25 km von meinem Wohnort entfernt in einem Garten eines Freundes veranstalte, verschicke ich Einladungskärtchen mit der Post. Diese Einladungen enthalten auch die Bitte, mich zeitnah zu informieren, ob derjenige erscheinen möchte oder nicht.

E-Mails und SMS sind irgendwo gespeicher, und wenn neue elektronische Post eingeht, werden diese weiter nach hinten verschoben und verschwinden somit aus dem Auge (und aus dem Sinn) des Betreffenden. Bei Einladungskarten via Post sehe ich das Problem nicht als so gravierend an. Selbstverständlich können auch Kärtchen unter anderen Schriftstücken verschwinden, allerdings dürfte das nicht die Regel sein.

Wenn ich eine Einladungskarte mit der Post erhalte, so pinne ich diese meistens an meine Pinnwand und vergesse somit zum einen nicht, eine Zu- oder Absage zu machen und zum anderen habe ich den Party-Termin immer vor Augen, was bei weiteren Terminplanungen sinnvoll sein kann.

Versuch doch einfach mal, eine "altmodische" Postkarte oder einen Brief mit einem Kärtchen zu versenden. Viel Glück!