Nie wissen, wo Arbeits-Besprechungen stattfinden sollen

[Gio]

Auf Arbeit war es heute wieder so, dass eine Besprechung stattfand. Die gibt es regelmäßig, einmal die Woche, aber immer an anderen Orten. Je nachdem, welche Abteilung daran beteiligt ist und ob noch Vertreter anderer Abteilungen dabei sind, es eine große oder kleine Gruppe gibt usw., sind diese Besprechungen manchmal in einem großen Büro, im Konferenzraum, in der Küche oder sonst wo. Leider steht das nirgends, wo genau nun etwas stattfindet. Es gibt zwar Terminplaner und Kalender, aber da ist das nicht angegeben.

Ich frage mich daher immer, wie die anderen wissen, wo die Besprechungen sind. Ich lande dabei regelmäßig im falschen Raum und muss erst alles absuchen. Es gibt einige wenige Personen, die an der Planung dieser Besprechungen beteiligt sind und ich denke mal, dass einige dann bei denen fragen, wo sie hingehen müssen. Daher wissen die das dann auch und sind dann eben zur richtigen Zeit am richtigen Ort.

Nur die Leute, bei denen man da fragen muss, die sind ja gerne mal nicht da, wenn ich da bin. Also die Arbeitszeiten sind verschieden und da ich ja so eine Art Sonderposition in der Firma habe, zu keiner Abteilung direkt gehöre, bekomme ich manches auch nicht mit, weil ich in meinem Arbeitsalltag kaum Kontakt zu denen habe, die diese Besprechungen planen. Die laufen mir so gut wie nie über den Weg und wenn ich bewusst zu denen gehe, störe ich sie meistens bei irgendwelchen Terminen.

Ich habe es manchmal so gemacht, dass ich denjenigen, die diese Planung machen, über das firmeninterne Nachrichtensystem eine Nachricht gesendet habe und gefragt, habe, wann ich wo sein muss. Das klappt manchmal, manchmal aber auch nicht, weil nicht alle ihre Nachrichten regelmäßig lesen. Es ist halt irgendwie nicht einfach. Es wäre schön, wenn das regelmäßig so gemacht wird, dass ich auch informiert werde.

Ich habe beispielsweise mal veranlasst, dass man mir in meinen Terminkalender einträgt, wann ich wo sein muss. Das hat man dann einige Wochen so gemacht und danach hat die Disziplin wieder nachgelassen und schon war nichts mehr eingetragen. Immer wieder um die Eintragung bitten möchte ich aber auch nicht, da komme ich mir irgendwie komisch vor.

Wie könnte ich das denn hinbekommen, dass ich rechtzeitig erfahre, wo die Besprechungen stattfinden. Gibt es bei euch auch solche Probleme?

Vielleicht solltest du einfach mal selbst tätig werden und nicht immer erwarten, dass man dir den Hintern hinterher trägt. Wenn ich das schon lese "habe veranlasst". Könnte mich tot lachen. Wenn da mehrere Leute an der Planung beteiligt sind, dann kann man schließlich nachfragen. Irgendjemand wird ja wohl greifbar sein. Aber vielleicht verstecken sich die ja auch alle zusammen heimlich im Keller.

Vielleicht solltest du einfach mal selbst tätig werden und nicht immer erwarten, dass man dir den Hintern hinterher trägt. Wenn ich das schon lese "habe veranlasst". Könnte mich tot lachen

Natürlich habe ich das veranlasst, denn die Leute, die die Terminkalender schreiben, haben die Aufgabe, da alles einzutragen. Das ist denen ihr Job, die sind mir hierarchisch untergeordnet und sollen mir Dinge zuarbeiten und meine Terminpläne zusammenstellen. Daher bin ich vollkommen im recht damit, wenn ich diese Leute dazu veranlasse, da etwas einzutragen.

So langsam werde ich doch neugierig, was Du eigentlich beruflich machst und vor allem, wenn Du nicht zum festen Team des Hauses gehörst, weshalb Du an solchen Besprechungen teilnehmen musst. Würde es da nicht ausreichen, wenn man Dir da ein Protokoll der Besprechung im Nachhinein überreicht und Du es dann nachlesen kannst?

Abgesehen davon, wenn das firmeninterne Nachrichtenprogramm nicht immer verfolgt, gelesen wird, würde ich es dennoch darüber versuchen und gleichzeitig die Personen ansprechen, die diesen Terminkalender bestücken und auf dem Laufenden halten. Da könnte man auch den Besprechungsraum eintragen. Oder aber, Du fragst doch immer wieder an dieser ominösen Rezeption nach, die müssten doch auch Details zu den von Dir erwähnten Besprechungen haben.

Die Küche ist doch ein idealer Ort, wo jeder bestimmt einmal pro Tag hingeht. Wie wäre es, wenn du veranlasst - denn das ist dir ja möglich - dass dort ein Terminplaner, ein schwarzes Brett oder dergleichen angebracht wird. Du solltest eine bestimmte Person dazu veranlassen, die dann verpflichtet ist, die wöchentlichen Termine mit dem entsprechenden Besprechungsraum dort fein säuberlich einzutragen.

Da ja auch du täglich in die Küche gehst, dir Kaffee machst oder nachsiehst, ob jemand noch etwas an Süßem für die Allgemeinheit dort hingelegt hat, kannst du auch einen Blick auf die Eintragung werfen. Aber wenn einer von allen, die an der Planung beteiligt sind, die Eintragung vornehmen soll, klappt das nicht immer. Es ist besser, du veranlasst, dass einer bestimmt wird, der das übernimmt. Das wäre für dich ein Thema für die nächste Besprechung in der kommenden Woche.

Es muss ja für dich sehr ärgerlich sein, wenn du erst so weit laufen musst und in jeden Raum gucken, ob sich die an der Besprechung teilnehmenden Mitarbeiter dort versammelt haben. Dann kommst du schon mit säuerlicher Miene im Besprechungsraum an. Das ist nicht gut für dich und macht auf die Wartenden einen schlechten Eindruck. Was meinst du, würde das klappen? Oder musst du weiter hinterherlaufen? Mach mal etwas Druck bei deinen dir untergeordneten Angestellten.

Nur mal so aus Neugier: was würde denn passieren, wenn du nicht teilnimmst an den Besprechungen? Ich meine, wenn es schon nicht hilft, dass die Organisatoren eine Rundmail schreiben oder konsequent den Kalender eintragen, würde es vielleicht helfen, wenn du komplett weg bleibst, damit die mal wach werden und da etwas disziplinierter sind? Hast du denn so eine wichtige Funktion, dass deine Abwesenheit tragisch wäre? Oder eher nicht?

Bei uns werden Besprechungen im allgemeinen E-Mail-Kalendersystem zentral verwaltet. Wird eine Besprechung geplant, erhalten alle eingeladenen Teilnehmer einen Eintrag in ihre jeweiligen eigenen Kalender, der auch den Veranstaltungsort als Info enthält. Insofern muss niemand sich diese Information einholen, sondern sie wird bei der Besprechungsplanung gleich mitgeliefert.

Irgendwas mache ich falsch. Für mich ist es nämlich selbstverständlich, dass ich mein Team über Ort und Zeit informiere wenn ich eine Besprechung einberufe. Ich finde nicht, dass es der Job der Kollegen ist mir hinterher zu rennen um den Termin bzw. den Ort der Besprechung zu erfahren. Wenn ich das geplant habe muss ich auch dafür sorgen, dass jeder rechtzeitig informiert wird.

Wenn ich das geplant habe muss ich auch dafür sorgen, dass jeder rechtzeitig informiert wird.

So ist es bei uns auch. Wer eine Besprechung plant und dazu einlädt, der muss ja auch einen passenden Raum organisieren. Bei uns erfolgt auch die Raumplanung über dasselbe E-Mail-Kalendersystem wie auch die Besprechungsplanung. Das funktioniert also alles in einem Aufwasch: Besprechungstermin finden, Raum finden und einplanen, Leute einladen, fertig (die Raum-Info wird dann automatisch der Besprechungseinladung beigefügt). Da muss niemand hinterher telefonieren, wo die Besprechung stattfinden wird.