Kalenderpflege- und Verwaltung mit Microsoft Outlook

Microsoft Outlook wird in unserem Unternehmen von jedem Mitarbeiter nicht nur für E-Mails benutzt, sondern dient auch gleichzeitig zur Buchung von Geschäftsmeetings, Besprechungen und so weiter. Dazu benutzen wir die ganz einfach die Kalender. Dort tragen wir dann Betreff sowie Ort ein und unten weitere Informationen beziehungsweise laden Teilnehmer zu Veranstaltungen ein. Im Prinzip ist das sehr praktisch, weil man so alles im Überblick hat und die Sitzungen auch als Termin gespeichert werden.

Nun ist es jedoch so, dass wir sehr viele Sitzungszimmer haben und ich für weit über 50 Kalender freigeschaltet bin. Alle Kalender nun sorgfältig zu pflegen und entsprechend zu verwalten scheint mir eine endlose Aufgabe zu sein. Bislang habe ich mit den Kalenderfunktionen noch überhaupt nicht gearbeitet und weiß nicht wie ich die ganzen Funktionen nun optimal nutzen kann.

Wie kann ich beispielsweise die Ordner strukturiert anlegen? Gibt es da spezielle Einstellungen die mir das erleichtern oder muss ich wirklich jedes Mal einen Kalender nach oben oder nach unten verschieben? Wie kann ich alle 50 Kalender optimal pflegen und verwalten? Kann ich diese nach Wichtigkeit staffeln und mir entsprechende Erinnerungen auswerten lassen?

In deinem speziellen Fall sehe ich eigentlich nur die Möglichkeit, dass du im Unternehmen mal ein Meeting diesbezüglich anregst. In diesem Meeting könnten dann Unklarheiten bzgl. des Kalenders geklärt werden. Vielleicht wären auch Trainings gut, weil es mit Sicherheit mehrere Arbeitskollegen mit dem gleichen Problem geben wird.