Pflichtschulveranstaltung und die Frage nach der Aufsicht

In den letzten Monaten gab es bei der Schule meiner Kinder eine Pflichtveranstaltung am Nachmittag. Es stand nicht zur Wahl, ob man kommt, es war wirklich Pflicht für das Kind anwesend zu sein. Zeitlich kann man es sich so vorstellen, dass es Schule bis 12 Uhr gibt und danach gibt es im Normalfall eine Mittagsbetreuung, welche an diesem Tag um 14 Uhr endete.

14 Uhr bis 16 Uhr war dann Anwesenheitspflicht mit dem Hinweis, dass die Aufsichtspflicht bei den Eltern liegt. Nun hat man den Termin relativ kurzfristig mitgeteilt bekommen, so dass ich selber etwas umplanen musste, da mein Mann zu der Zeit bei der Arbeit war. Deswegen kam mir die Frage in den Sinn, was man wohl machen soll, wenn man als Eltern nicht kommen kann.

Normalerweise gilt die Mittagsbetreuung bis 16 Uhr und mir ist klar, dass das an einem solchen Tag nicht geht, aber Eltern nutzen es ja bis dahin und man kann ja auch nicht so kurzfristig auf Verständnis vom Chef setzen. Wir reden hier wirklich von 3 Tagen vorher, vorher gab es keine Mail, kein Flyer nichts. Das finde ich dann schon wirklich knapp für eine Pflichtveranstaltung. Ist das bei euch auch so? Wie regelt ihr das dann?