Laut dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) darf ein Arbeitgeber die Daten seiner Mitarbeiter nicht ohne weiteres und nicht ohne deren Zustimmung speichern – im Paragraph 4 (1) ist geregelt, dass die Speicherung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten nicht ohne die ausdrückliche Zustimmungen oder ausdrückliche Erlaubnis eines Mitarbeiters erfolgen darf.
Jedoch gibt es hiervon auch Ausnahmen – beispielsweise wenn das Speichern, Nutzen und Übermitteln der Daten dem Zweck des Arbeitsverhältnisses dient. Darunter fallen beispielsweise personenbezogene Daten über Geschlecht, Schulausbildung, Familienstand, Sprachkenntnisse oder die Berufsausbildung, siehe ein Urteil des BAG in Erfurt (Az 5 AZR 660/85). Zwar darf der Arbeitgeber auch Telefondaten erfassen, egal ob Dienstgespräch oder privates Telefonat vom Dienstapparat, aber man sollte hierbei aufpassen, dass in der Regel nur die Speicherung der unvollständigen Rufnummer legitim ist, als beispielsweise ohne die letzten Ziffern. Außerdem dürfen Privatgespräche bzw. deren Verbindungen nur auf Wunsch des entsprechenden Mitarbeiters hin gespeichert werden, damit keine Verletzung des Persönlichkeitsrechts vorliegt.
Werden diese Daten automatisch erfasst, so muss dies in der Betriebsvereinbarung gemeinsam mit dem Betriebsrat beschlossen werden.
Was übrigens ebenfall erlaubt ist und nicht unter BDSG §4 (1) fällt ist die Speicherung von krankheitsbedingten Fehltagen, damit eine korrekte Lohn- oder Gehaltsabrechnung gewährleistet werden kann. Laut BAG (Az 1 ABR 12/84) ist es ebenfalls legitim seitens des Arbeitgebers Listen über krankheitsbedingte Fehlzeiten zu erstellen und Fehlzeiten für die keine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen vorliegen, darin festzuhalten.
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